Metodologia Kanban e Quadros Kanban na Gestão de Projetos de Inovação


O que é Kanban?

Kanban é um método para gerenciar o processo de criação de produto com foco na entrega contínua, sem sobrecarregar a equipe de desenvolvimento. Como o Scrum, Kanban é um processo projetado para ajudar as equipes a trabalharem juntas de forma mais eficaz.

Kanban é configurado como um chão de fábrica, onde uma parte pode começar como um pedaço de metal e então, um passo de cada vez, é transformada em uma peça acabada através de uma série de etapas. Ao contrário do Scrum, não há tempo definido para sprints, nenhuma função atribuída sem o cliente.

Princípios Básicos do Kanban

K um nban baseia-se nestes seis princípios

Visualize seu trabalho
Limite o trabalho em andamento (WIP)
Gerencie o fluxo
Torne as políticas explícitas
Implementar ciclos de feedback
Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente

Veremos alguns desses conceitos básicos e entenderemos como você pode usá-los para atender às suas necessidades de gerenciamento de projetos.

1. Visualize seu trabalho:

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Quadros Kanban

No kanban, o fluxo de trabalho é visualizado em um quadro, denominado “Quadro Kanban”. Um quadro Kanban pode ser um quadro de avisos, quadro branco ou quadro online. O quadro tem várias colunas que representam as etapas do seu processo e cada coluna tem tarefas ou itens de trabalho que dão suporte ao seu processo.

Listas kanban

Uma lista ou via contém um conjunto de cartões relacionados - normalmente aqueles no mesmo estágio de um processo - em uma coluna com título em um quadro kanban; uma ferramenta tradicional de gerenciamento de projetos chama isso de “lista de tarefas”.

Cartões Kanban

Cada tarefa possui um cartão que inclui todas as informações relevantes sobre ela; isso garante que tudo para completar as tarefas estejam sempre disponíveis.

2. Limite o trabalho em andamento

Kanban acredita que você pode ser mais eficaz e realizar mais tentando fazer menos. Os praticantes de Kanban dizem que o limite WIP faz coisas mágicas para a eficiência, tendo membros da equipe em cada estágio do fluxo de trabalho lidando apenas com o número ideal de tarefas.

Se você estiver usando um quadro kanban para gerenciamento de projetos, limite o número de cartas em jogo; isso evita que as equipes se comprometam demais.

3. Gerenciar o fluxo

Kanban permite que você melhore e evolua seus processos temporalmente através de discussões e aprendizado contínuo. Na abordagem, você não precisa se preocupar em melhorar seu processo durante a noite. Ele permite que você faça pequenos experimentos e retenha o que está funcionando para você, bem como faça pequenas alterações em seu processo e faça melhorias contínuas, em vez de fazer muitas mudanças grandes de uma vez.

No quadro Kanban, melhore seu fluxo movendo para baixo a lista de pendências em ordem de importância e certifique-se de que algo esteja sempre sendo trabalhado.

4. Melhoria constante

Kanban ajuda a melhorar seu processo, tornando-o cada vez melhor temporalmente, com um escopo de melhoria contínua.

Use o quadro kanban para determinar a eficiência de seu trabalho e sempre se esforce para melhorá-lo.

Diferenças entre Kanban e Scrum

Tanto o Kanban quanto o Scrum se concentram em lançar os produtos mais cedo e com mais frequência. Ambos requerem equipes altamente colaborativas e autogerenciadas. Existem, no entanto, diferenças entre as abordagens:

1. Kanban não tem funções predefinidas, enquanto que o scrum tem funções predefinidas, como scrum master, product owner, membro da equipe, etc.
2. Kanban se concentra na entrega contínua, enquanto o scrum se concentra em sprints com prazo limitado
3. Em Kanban, o trabalho é puxado pelo sistema em uma única peça fluxo, enquanto no Scrum, o trabalho é puxado pelo sistema em lotes por meio dos backlogs do sprint.
4. Kanban permite que mudanças sejam feitas a qualquer momento, mas no scrum nenhuma mudança pode ser feita no meio dos sprints
5. Kanban é mais apropriado em ambientes operacionais com um alto grau de variabilidade na prioridade, enquantoo Scrum é mais apropriado em situações onde o trabalho pode ser priorizado em lotes que podem ser deixados sozinhos.

Benefícios de usar Kanban:

Cada metodologia de gerenciamento de projetos tem seus próprios benefícios em relação à outra metodologia. Aqui estão alguns benefícios importantes que você potencializa usando Kanban para o gerenciamento de projetos.

  • Tempos de ciclo mais curtos que ajudam a entregar produtos e recursos com mais rapidez.
  • Muito responsivo a mudanças
  • Quando as prioridades das tarefas mudam com muita frequência, Kanban é a melhor solução de gerenciamento de projetos que você pode usar.
  • Os esforços para organizar o projeto antes de começar são minimizados
  • Reduzindo o desperdício e melhorando os cronogramas do projeto, removendo atividades que não agregam valor ao projeto
  • foco em outras tarefas / mudanças importantes
  • Os ciclos de feedback rápidos aumentam as chances de membros da equipe mais motivados, capacitados e com melhor desempenho

Quadros Kanban para Gerenciamento de Projetos

Os quadros kanban são uma ferramenta muito útil na gestão de projetos porque ajudam a aumentar a eficiência do seu processo, reduzir os seus desperdícios, melhorar a sua comunicação, a sua flexibilidade e a sua capacidade de resolver problemas mais rapidamente.

Estas são as cinco razões importantes pelas quais os gerentes de projeto usam o quadro Kanban

  • Alocar recursos
  • Gerenciar fluxos de trabalho
  • Melhorar a eficiência
  • Colaboração
  • Implementação mais fácil

Alocar recursos

Os gerentes de projeto usam quadros Kanban para alocar recursos e atribuir trabalho aos membros da equipe do projeto. Eles podem evitar atrasos e prazos ultrapassados, garantindo que os recursos sejam alocados da maneira mais eficiente.

Com os quadros Kanban, você pode alocar recursos por

  • Criação de listas para cada processo (colunas)
  • Crie cartões para tarefas no processo (caixas de item)
  • Atribuição de recursos para tarefas / cartões individuais.

Depois que o projeto é inicializado, você pode realocar os recursos, se necessário, com base na prioridade.

Gerenciar fluxos de trabalho

A razão importante para usar quadros Kanban é porque eles ajudam a visualizar seu processo e gerenciar seus fluxos de trabalho. Um fluxo de trabalho é a organização sequencial de itens de trabalho / tarefas em uma coluna. Um fluxo de processo é a ordem em que vários processos / colunas são executados em um projeto.

Um quadro Kanban o ajuda a gerenciar e automatizar seus fluxos de trabalho atribuindo recursos a tarefas e se comunicando melhor.

Melhorar a eficiência

Como discutimos anteriormente, uma das vantagens de usar Kanban é que ele reduz o desperdício. Um desperdício pode ser um defeito ou recursos não alocados ou tarefas não progressivas. Uma vez que um desperdício foi identificado, o gerente de projeto pode remover o desperdício e alocar os recursos para outros processos ou tarefas.

O uso de quadros Kanban também ajuda a visualizar um gargalo em qualquer processo / coluna. Caso um gargalo seja identificado, o Gerente de Projeto pode priorizar e alocar mais recursos para aquele processo específico ou remover resíduos.

Melhor Colaboração

Um quadro kanban ajuda o gerente de projeto e a equipe a se comunicar melhor e colaborar com mais frequência para realizar o trabalho.

Implementação mais fácil

Painéis Kanban podem ser implementados muito facilmente. Pode ser um quadro branco ou um quadro interativo, ou um quadro ‘online’, você pode criar processos, criar tarefas e alocar recursos de forma simples. Quadros ‘online’ como o Trello são o melhor exemplo de quadro Kanban.

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